Muitos empreendedores submetem-se a rotinas extremamente cansativas e estressantes a fim de cumprirem suas metas. Ainda assim, ao final do dia queixam-se de atrasos nos prazos de entrega e falta de tempo para resolver todos os problemas. A verdade é que nem sempre essas jornadas são produtivas e geram resultados positivos. A resposta para essa quebra de expectativa entre tempo dedicado e eficiência do trabalho está na organização das tarefas e a gestão do tempo.
O que é gestão de tempo? E qual é a sua importância?
É o ato de organizar as tarefas a serem realizadas ao longo do dia segundo uma ordem de importância, para que seja possível fazer o melhor trabalho em um tempo menor. Essa administração permite que a rotina do empreendedor seja otimizada, possibilitando um aumento em sua produtividade, a realização de uma maior quantidade de projetos, além do término destes no prazo determinado. Dessa forma, aprender a gerir o tempo é fundamental para uma qualidade de vida no trabalho, rotinas menos estressantes e cansativas.
Sabendo, então, que a gestão do tempo é uma prática tão fundamental para a rotina de qualquer empreendedor, há algumas maneiras de torná-la mais próximas de sua realidade.
1º) Priorize
Nem todas as tarefas são de extrema urgência. Algumas delas podem ser adiadas para serem realizadas posteriormente. É importante que haja a identificação das atividades que têm de ser realizadas no prazo de um dia e aquelas que podem esperar um pouco mais.
Tarefas com prazos menores devem ser priorizadas e realizadas antes de qualquer outra. Dessa forma, elencando os deveres por prioridade e separando os mais urgentes a serem feitos primeiramente, evita-se que prazos sejam perdidos.
2°) Planejamento
É necessário que todas as atividades previstas para serem realizadas no dia sejam listadas, começando com aquelas que foram vistas como prioritárias. Depois disso, é importante alocar um tempo necessário para o cumprimento de cada tarefa. Entre cada uma delas, faz-se fundamental a estipulação de pausas estratégicas. Estas são imprescindíveis para espairecer e possibilitam ganhos de produtividade quando bem estabelecidas. Concentrar-se sobre algo por muito tempo pode ser estressante e prejudicar o andamento dos outros afazeres do dia.
Há alguns aplicativos que permitem essa organização das tarefas e de seus prazos no dia, como o Week Plan, o Toggl e o Todoist. Uma ótima dica para a as tarefas vistas como mais urgentes é o planejamento da realização destas pela parte da manhã.
Além de estabelecer uma programação para o dia, com prazos e metas, não se pode esquecer de cumprí-los! Para isso, estabeleça para si mesmo algumas regras, como buscar sempre realizar as tarefas dentro do prazo e não começar um trabalho antes de ter terminado outro.
Cabe também ressaltar que o planejamento não tem de ser feito somente diariamente, mas pode abranger um período maior, como alguns dias ou até mesmo uma semana.
3º) Reduza quantidade e tempo de reuniões
Muitos empreendedores queixam-se de reuniões longas e pouco produtivas, que no final das contas são perda de tempo e não têm muitos resultados.
Dessa forma, a fim poupar tempo e destiná-lo a tarefas mais importantes, é interessante reduzir a quantidade de reuniões que não sejam imprescindíveis. Muitos repasses podem ser feitos via e-mail e não precisam de um encontro presencial para sua realização.
Entretanto, sabe-se que há assuntos que precisam de ser resolvidos presencialmente. Nesse caso, antes de chegar ao local do compromisso, defina o objetivo e metas que necessitam de ser debatidas. Evite dispersões e fugas do assunto.
Ademais, há outras reuniões que não precisam ser necessariamente presenciais. O deslocamento até o local do encontro pode ser uma perda de tempo indesejável e raramente é substancial. Plataformas online podem perfeitamente substituir muitos desses encontros e ainda poupar uma grande porção do dia do empresário.
4º) Evitar distrações
Todos sabem como redes sociais podem ser prejudiciais para o cumprimento de algum dever num determinado prazo. Por isso, faz-se necessário que distrações desse gênero sejam evitadas no local de trabalho, a fim de que a concentração esteja completamente voltada para a realização de algum dever.
Dessa forma, ao desativar notificações de redes sociais por algumas horas e manter um ambiente de trabalho organizado, economiza-se muito tempo da rotina. Assim, é possível fazer um trabalho melhor e maior em muito menos tempo.
5º) Evite ser multitarefas
Ao estipular um trabalho a ser feito, faça somente isso até que este seja concluído! Realizar mais de uma atividade por vez ocasiona uma diminuição da concentração, o que acaba por aumentar o tempo para se concluir alguma tarefa.
Dessa forma, se preocupar com muitas coisas ao mesmo tempo causa uma queda da produtividade do empresário, algo que deve ser evitado, já que sua jornada é tão cheia e ocupada.
Portanto, ao estipular algum afazer e um horário para sua conclusão, concentre-se somente nisso e deixe o resto para depois!
Conclusão…
Esses foram algumas dicas de gestão de tempo para te ajudar no seu dia-a-dia. Continue acompanhando as nossas redes sociais para aprender mais sobre como manter o seu empreendimento cada vez mais atualizado diante das inovações do mercado. Entre em contato com a gente, agende um diagnóstico gratuito e veja a melhor solução personalizada para o seu negócio.
