Estruturar um negócio sem saber o que acontece nele de ponta a ponta, é ter a certeza de que quando ele começar a crescer, contornar os problemas vai ser muito mais complicado. Má gestão de tempo, desorganização das tarefas, falta de definição delas, não saber onde consertar, essas são questões comuns que aparecem quando de fato não se conhece o próprio negócio.
Dividir a empresa em setores bem delimitados e desmembrá-los em processos é o que vai clarear tudo.
Porque ter processos bem definidos?
Saber o conjunto de atividades e a sequência delas dentro de um processo da sua empresa cria um mapa para quando o problema aparecer e, assim, atacá-lo com eficiência torna-se muito mais fácil. Para além disso, é possível saber qual atividade ou processo podem ser cortados sem danificar o negócio.
É quase como um raio-x: ver o que ocorre na estrutura te permite chegar no lugar exato para se aplicar a solução. Isso gera eficiência na produção, inibe o tempo e gastos desnecessários e maximiza os lucros.
Hoje em dia, rapidez e a praticidade são duas coisas muito valorizadas no mercado. Há realmente uma necessidade vigente do novo a toda hora e dessa forma, as empresas são compelidas a aumentar o ritmo de lançamento para sobreviverem. Mas isso pode levar tudo por água abaixo caso não se saiba o que está fazendo. E é saber mesmo, detalhadamente.
Parar, mapear processos e encaixá-los no setor exato é investimento em eficiência operacional e o movimento fundamental para prevenir perda de tempo e esgotamento da capacidade produtiva.
Mas como começar?
Existem técnicas que auxiliam muito nesse pontapé. É interessante pensar em um funil. Começar de algo maior, a estrutura organizacional e ir até algo mais detalhado, os processos ramificados em atividades. Dessa forma, vai ser possível enxergar cada parte da empresa e ver onde se encontram os problemas, saná-los e assim impulsionar a eficiência dos processos.
Processos em empresas: mapear seus processos de forma visual pode resolver os problemas de eficiência
Primeiro Passo
- Para isso, o primeiro passo é arrumar a estrutura organizacional da empresa, ou seja, desenhá-la de acordo com os departamentos que ela possui, entender como a empresa se divide. Perguntas como “Quais áreas existem dentro da minha empresa?” e “Quem cuida de cada parte?” ajudam a nortear essa divisão. Com isso, ficará muito mais fácil enxergar o negócio e futuramente encaixar os processos que ocorrem de acordo com cada área. Vale dizer que quando falamos desenhar, é realmente montar visualmente o esquema pelo qual a empresa se divide.
Segundo Passo
- O segundo passo é mapear os processos que ocorrem dentro do negócio. Entende-se processo aqui como um conjunto de atividades que forma algo maior. Assim, quais os processos que fazem a empresa rodar? Como eles funcionam? Quais as atividades que formam cada processo? São perguntas base para estruturar essa etapa.
Terceiro Passo
- O terceiro passo está diretamente ligado ao segundo. Chegou de organizar, de fato, como esses processos se desenham. Ou seja, essa etapa se dá através da organização visual e sequencial das atividades que formam cada processo. Já ouviu falar sobre fluxogramas? É uma ferramenta excelente para gerar essa visualização sequenciada, que ajuda a visualizar de maneira clara e bem dividida cada processo.
Com esses três passos expostos já é possível enxergar a estrutura do seu negócio, e é a partir disso que você poderá mexer nela com muito mais segurança, afinal, modificar algo estruturado é muito mais seguro.
Conclusão
Dado isso, é possível pensar sobre a eficácia de cada processo e assim, começar a pensar numa reestruturação empresarial caso necessário. Só assim será possível ver o que acontecerá caso uma atividade for excluída ou trocada por outra. Danificará o processo? Ela é realmente importante? É dinheiro gasto sem necessidade? Esse processo está acontecendo da forma mais eficaz possível? Posso organizar de uma maneira melhor? Essas questões surgem apenas com esses passos realizados.
Para além, é imprescindível dizer que com os processos destrinchados em atividades, fica muito mais fácil visualizar onde tem problema e, dessa forma, aplicar uma medida eficaz para aquela questão específica. Para resolução dos problemas encontrados, o Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta muito utilizada na gestão de negócios. É por meio dela que você poderá descobrir os porquês dos problemas e assim, pensar numa medida plena para resolução.
Mapeie as atividades de cada processo
Outra dica importante é determinar quais são as atividades fundamentais em cada processo, ou seja, é necessário analisar quais são as atividades que sem a sua realização ou se forem feitas de uma maneira ineficaz, o processo inteiro é danificado. Criar um padrão de execução para elas pode sanar o problema da ineficácia e possibilitar a execução satisfatória. Gerando, portanto, uma estruturação empresarial organizada e produtiva.
Mapear os processos, redesenhá-los caso necessário e organizá-los de acordo com a estrutura da empresa é aplicar de forma consciente em um arranjo operacional eficaz e a jogada certa para melhor gestão de tempo e gastos do seu negócio. Precisa de ajuda para reestruturá-los? Entre em contato com a gente!
