Você possui problemas para priorizar tarefas? Não consegue organizar os problemas da sua empresa? Quer elevar o nível de qualidade da sua gestão? Se for o seu caso, a Matriz GUT é uma ferramenta ideal para você ter o melhor suporte para a resolução de problemas do seu negócio.
O que é Matriz GUT?
A Matriz GUT é uma ferramenta utilizada para a solução de problemas. Logo, é reconhecida por ser um aparato que a prioriza as ações de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência (GUT). Sendo capaz de orientar decisões complexas e que exigem uma análise de diversos problemas. Além de melhorar a qualidade organizacional de uma empresa.
A partir do uso dessa matriz, você terá uma visão ampla acerca das problemáticas do seu negócio. Isso se dá, uma vez que você poderá analisar a gravidade delas, a urgência que elas devem ser resolvidas e a tendência, que pode representar a piora de um problema de forma rápida ou lenta.
Conceitos essenciais da Matriz GUT
Já demos um apanhado geral do que é Matriz GUT, mas é imprescindível o conhecimento dos conceitos que englobam essa ferramenta. Dessa forma, nos cabe analisar a sigla “GUT”, que agrupa três aspectos importantes que auxiliam na resolução de problemas:
- Gravidade: trata-se do dano e impacto que um problema poderá gerar para uma empresa caso ele venha acontecer. Sendo um problema pode ser completamente danoso e gerar impactos muito negativos, a ponto de gerar a falência de uma empresa ou a perda de clientes importantes. Então, esses danos podem ser avaliados quantitativamente ou qualitativamente, com seus efeitos sendo analisados a médio e longo prazo.
- Urgência: trata-se da questão de tempo disponível para resolver um problema ou uma determinada situação. Normalmente, casos urgentes podem ser prazos definidos por lei ou tempo de resposta para clientes.
- Tendência: trata-se do potencial de crescimento de um problema e a possibilidade dele crescer ao passar do tempo. Nessa situação, você deve se perguntar: “Se o meu problema não for resolvido agora, ele vai piorar de maneira branda ou de maneira agressiva?”.
A técnica presente na análise da Matriz GUT consiste em listar todos os males que afetam a empresa e atribuí-los graus de necessidade de solução, variando de 1 a 5:
Como montar a Matriz GUT?
Agora que já explicamos o que é a Matriz GUT e seus conceitos essenciais para auxiliar na sua formulação, chegou a hora de montarmos a matriz. Dessa forma, para facilitar o entendimento, iremos separar esse processo em três etapas:
- Na primeira etapa, é imprescindível você listar os seus problemas e aspectos relacionados com as atividades que serão analisadas. Ademais, durante essa listagem, é essencial você listar quais são as principais dificuldades e entraves da sua empresa, sempre levando em consideração os três aspectos importantes para a priorização da resolução de problemas (Gravidade, Urgência e Tendência).
- Já na segunda etapa, você deve atribuir uma nota para cada problema listado, dentro dos três aspectos que serão analisados: Gravidade, Urgência e Tendência. A esse propósito, essas notas devem ser atribuídas de maneira crescente, ou seja, quanto maior o problema, maior deverá ser a nota atribuída. Sendo as notas, atribuídas a partir de diversos critérios, que vão de situações graves (nota 5) até as situações leves (nota 1).
- Na terceira etapa, ao final da atribuição de notas para os problemas, é essencial produzir um número que será o resultado de toda análise que irá definir o grau de prioridade dos problemas listados. Posto isso, para chegar a esse número, basta multiplicar os valores atribuídos a cada problema e multiplicar: Nota da Gravidade x Nota da Urgência x Nota da Tendência. Aqueles que apresentarem um valor maior de prioridade, serão os que você deverá enfrentar e resolver primeiro, posto que serão mais graves, urgentes e com uma maior tendência a se tornarem piores, assim possuindo prioridade para serem resolvidos.
Exemplo de Matriz GUT
Vamos imaginar que Adriana, dona da empresa “Sol & Biquíni”, que produz e vende biquínis e maiôs, esteja enfrentando diversos problemas. Sendo assim, ela quer saber com qual prioridade deve solucionar esses entraves para possuir uma qualidade organizacional dentro de seu negócio, além de facilitar tomadas de decisão.
Seus problemas são:
- Capacitação da equipe de vendas em suas lojas;
- Problemas no marketing da empresa;
- Alto custo dos tecidos dos biquínis e maiôs.
Após a explicitação dos problemas, cabe montar a matriz para a definição de prioridades para resolução:
A partir da análise dessa Matriz GUT, cabe explicitar que a proprietária da empresa deve priorizar seus esforços para resolver os entraves acerca do alto custo dos tecidos, que são de suma importância para a confecção dos biquínis e maiôs. Logo, após a tentativa de resolução dessa problemática, Adriana deve focar para solucionar os problemas acerca da capacitação da equipe e os problemas na área de marketing de sua empresa.
Para concluir
Nesse post, ficou visível que a Matriz GUT é uma ferramenta imprescindível para qualquer gestor. Isto se dá uma vez que que ela torna viável a priorização de ações corretivas e de prevenção que reduzem ou até extinguem os diversos problemas que foram encontrados. Além disso, ela é importante para tomadas de decisão e resolução de problemas. A esse propósito, ela é também uma ferramenta simples que promove a otimização de uma administração de qualquer empresa.
Várias empresas possuem dificuldades em entender os pontos que devem ser melhorados. E você? Ainda tem dúvida em procurar os pontos que devem ser priorizados para serem resolvidos? Se sim, entre em contato com a nossa empresa e peça um diagnóstico.
