Importância da ‘Administração de Estoques’
Você é um daqueles gestores que ainda pensa que estoques são apenas materiais parados em um espaço alugado ou interno? Considera seu impacto nas contas da empresa irrelevante? Resume logística à transporte? Acredita que estoque é fácil de gerir e, não precisa se preocupar com ele? Cuidado! Esse pensamento pode atrapalhar sua precificação, seus custos, seu lucro e até nível de satisfação do cliente!
A boa gestão de estoque e uma boa logística estão intimamente ligados. Essa última é, em resumo, a alocação eficiente de materiais bem como sua entrega levando em consideração toda a cadeia produtiva. Ou seja, a boa logística se preocupa em realizar uma ótima gestão desde os fornecedores até o cliente. Na administração, por exemplo, essa área do conhecimento vem ganhando destaque com o passar do tempo.
Independente de qual setor a empresa está inserida, a administração de estoques impactará nos resultados financeiros em menor ou maior grau. Por isso, veremos a seguir, estratégias relacionadas a essa classe de ativos influência na estratégia e em todos os demonstrativos financeiros da empresa.
O que é “Administração de Estoque”?
Respondendo à provocação levantada no primeiro parágrafo, logística não se resume a transportar! O transporte envolve materiais, que são estocados, do início ao fim da cadeia produtiva. Administrar estoques é maximizar o uso dos recursos envolvidos.
Do ponto de vista financeiro, o estoque faz parte do custo com matéria-prima e mercadoria, componentes do custo com mercadorias vendidas ou serviços prestados. Observando o Demonstrativo de Resultado, subtraindo os custos das Receitas, obtemos o Lucro Bruto. Assim, quando maior o custo, menor o lucro. Observando o Balanço Patrimonial, é uma conta que se encontra no Ativo Circulante e se relaciona fortemente com a conta Fornecedores, localizada no Passivo, o que influencia indicadores como liquidez, endividamento e capital de giro. No Demonstrativo de Fluxo de Caixa, por exemplo, se encaixa nas Atividades Operacionais. Pensar em estoque é o mesmo que pensar em investimento: há um gasto com um retorno esperado em vários níveis, inclusive tendo riscos envolvidos no processo como perdas de valor por conta da inflação, roubos, avarias e outras variáveis que nos tomariam mais parágrafos.
Não pense também que a gestão de estoques só é importante pra empresas que fabricam para revenda ou aquelas que distribuem a mercadoria para o consumidor final! Um ótimo exemplo da importância da gestão de estoques em empresas prestadoras de serviço é um consultório dentário. Muitos materiais utilizados durante os processos são caros e de pequenas dimensões, o que pode dar prejuízos. Imagine um consultório dentário que perde facilmente o material utilizado.
Creio que, com as situações simplificadas acima, já temos uma boa ideia do porquê a gestão de estoques ser tão importante.
Tipos de Estoque
É vero que os materiais armazenados em uma empresa não estão necessariamente na mesma etapa do processo produtivo. Em um estoque comumente vemos a matéria-prima aguardando ser utilizada, aquela em processo de produção e aquela transformada em produto final. Nada mais justo que separar o estoque quanto a sua tipologia.
Aquele material em estado básico aguardando ser processado como, por exemplo, a farinha que servirá de base na feitura de um bolo, é chamado de matéria-prima. Já aquele material que não tem tanto custo quando a Matéria-Prima mas ainda assim é fundamental para o produto final, como um parafuso, fusível, grampo, laço e pedaço de fita durex, é chamado de componente e tem como característica ser, geralmente, facilmente substituído por outro tipo de componente conforme a necessidade. Entre a matéria prima, em seu estado “bruto” e o produto final tem um processo que leva tempo, certo? A esse estoque que está sendo processado damos o nome de material em processo.
Seguindo o exemplo do bolo, é a massa que, depois de pronta, será encaminhada ao forno, assada e confeitada até virar produto acabado. Na indústria, é o carro ainda não finalizado na linha de produção. No dentista, é o aparelho dentário sendo fixado nos dentes do paciente. Quando está tudo finalizado, temos o produto acabado, que é aquele pronto para ser entregue a seu consumidor final. Se atentar a esses estágios do processo poderá fazer o gestor tomar escolhas estratégicas melhores como, por exemplo, condições de armazenagem mais adequadas.
Classificações
Ainda podemos classificar o material em direto, como a matéria-prima e o componente, indireto, como aqueles que não farão parte do produto final, mas que são necessários para sua produção, material de manutenção, para expediente… Se consultarmos diversas fontes bibliográficas, poderemos classificar o estoque de várias formas como, por exemplo, em estoque cíclico, de segurança, de antecipação e em trânsito. O segredo aqui é adequar à sua realidade empresarial.
Organizando
Para se ter o melhor controle do seu estoque, a quantidade de materiais armazenados e saber exatamente a localização de cada ativo, o primeiro passo a ser feito é codificar o produto armazenado assim como seu endereçamento! Ou seja: em um estoque perfeitamente organizado, os colaboradores saberão exatamente chegar até o produto certo, armazenado no local correto através do caminho correto! Isso vale pra um estoque altamente automatizado quanto aquele mais “manual”.
O código é uma representação do material em estoque. Utiliza-se o próprio código de barras do produto ou define outro sistema de codificação que vincula informações como localização ou espaço físico de destino, catalogação, tipo de produto, padronização e quais informações mais forem necessárias. É uma forma simplificada, porém fundamental de controle. Existem as tecnologias mais clássicas, como código de barras que permite a leitura óptica, através de codificações como código DUN-14 e ITF-14, ou até a GS1 datamatrix, muito similar ao QR-Code. Existe também uma tecnologia bastante conhecida, que é a de radiofrequência que trabalha com etiquetas ‘smarts’, porém tem custo muito alto. O custo-benefício deve ser sempre lembrado nessa tomada de decisão.
Armazenagem
Como falamos acima, o código nos dá, por exemplo, a localização do material. O armazém, local onde os materiais ficam estocados, pode ser organizado de várias formas, como em prateleiras, paletes, chão, entre outros. Mas, um princípio deve ser obedecido, a armazenagem deve ser a mais simples e segura possível. Simplificada de forma a facilitar a rápida localização do ativo em estoque, com sinalização clara e objetiva. Segura para evitar avarias e perdas. Se o armazém for dividido em prateleiras dispostas em corredores, por exemplo, a partir do seu código o colaborador saberá exatamente em qual prateleira de qual corredor o objeto está armazenado, até como sua posição. Todos devem colaborar com a manutenção do armazém para que nenhum produto fique perdido, esquecido ou estocado em local incorreto.
Depois de devidamente codificado, armazenado e sinalizado, o estoque precisará ser analisado quanto à sua política de reposição. Ao se escolher um modelo de reposição, é fixado qual padrão será escolhido para sinalizar a necessidade da aquisição ou produção de novos materiais e produtos. Basicamente, são dois modelos. O de reposição contínua, que fixa qual será a quantidade que determinará essa necessidade, e o de reposição periódica, que fixa o espaçamento de tempo entre um pedido e outro.
Repondo
O sistema de reposição contínua também pode ser conhecido por outros nomes como lote padrão, estoque mínimo, ponto de pedir e ponto de reposição. É, como dito anteriormente, o que indica o nível necessário para repor. Leva em consideração em seu cálculo as informações: prazo que o fornecedor leva para atender o pedido, a demanda diária por esse item e o estoque de segurança.
Quantidade
Em relação à quantidade a ser pedida ao fornecedor, deve-se optar pelo equilíbrio. Uma vez que, existe um custo relacionado ao pedido, como transporte e custos administrativos do processo. Por exemplo, canal de comunicação com o fornecedor, pessoal envolvido, etc. Outro custo relacionado à armazenagem, onde um estoque maior aumentará custos relacionados a processos de controle, pessoal e demais variáveis envolvidas nesse processo. Um terceiro relacionado à estocagem, como área de estocagem, roubos, perdas e demais custos ,e, por último custos relacionados ao desembolso do dinheiro, como juros e encargos. Assim, com essas variáveis, é calculado o lote econômico de compra que busca minimizar esses custos.
Periodicidade
O sistema de reposição periódica também pode ser chamado de estoque máximo ou de intervalo padrão. É mais simples, ao ser comparado ao sistema anterior, mas não menos importante. Nesse sistema, existe uma periodicidade pré-fixada que permite planejar até o melhor dia para reposição. Como o intervalo de pedido é sempre igual, o lote pedido será a diferença entre o Estoque Máximo pré-definido e o saldo em estoque. Esse estoque máximo é definido pelo Estoque de Segurança acrescido pelo Lote Econômico.
O Estoque de Segurança é definido a partir de cálculos estatísticos envolvendo a demanda, prazo de atendimento e desvio padrão dessas duas variáveis, além do nível de serviço escolhido. Por isso, a manutenção de dados rotineiros da empresa como demanda diária e prazo de atendimento são os insumos para definir um estoque de segurança realista.
Inventariando
Um bom gestor também define uma boa política de inventário do estoque. Realizar esse processo nada mais é do que contar, fisicamente, a quantidade de produtos existentes, já que rotineiramente sabemos a quantidade através de sistemas. Pode ser feito com o auxílio de diversos instrumentos, como dispositivos que se comunicam com computadores e até por dispositivos móveis automáticos, sem o auxílio de força humana. Existe o inventário físico periódico, que é essa contagem realizada através de um período-padrão como, por exemplo, semestralmente ou mensalmente, conforme a necessidade. É comum que as atividades da empresa sejam parcialmente paralisadas durante esse processo. Existe também o inventário físico rotativo que, tomando-se como lógica a curva ABC, que falaremos a seguir, define a maior contagem para aqueles produtos classificados como A, seguidos por aqueles de classe “B” e, por último, os da classe “C”.
Como vimos até agora, podemos perceber que a ideia de que gerir estoque é fácil e até irrelevante apresentada no início do artigo é, além de um engano tremendo, algo que pode trazer prejuízos por má administração ou perda de competitividade. Assim, caso seu estoque seja complexo, por diversos motivos como grande quantidade de itens ou até valor dos materiais estocados, a Análise ABC mencionada será uma ferramenta de grande ajuda para a gestão.
Analisando seu Estoque
Tal análise tem como objetivo principal classificar o que é mais importante para a empresa, em termos de controle de estoque. Ela utiliza o princípio de Pareto que agrupa e ordena, do mais custoso para o menos custoso, o material em três classes: A, B e C. Então, 20% dos itens com maior importância, por serem os mais caros para a empresa, mais movimentados, etc. Por isso, serão classificados como A e terão tratamento diferenciado em sua gestão como, maior quantidade de contagens e até proteção, por exemplo. Os 30% seguintes serão classificados como B, que ainda terão algum tratamento diferenciado, mas com menos rigor que os de classe A. Os 50% restantes serão classificados como C, pois que terão menos esforços. Atente-se bem, pois menos esforço não significa esforço nenhum!
Conclusão
A boa gestão de estoque vai muito além de deixar o material armazenado em algum lugar e de cálculos matemáticos relativamente simples. Ela perpassa por estratégias bem definidas e políticas adequadamente estabelecidas! Começa com uma classificação adequada, localização e armazenamento bem estruturados e se estende por políticas de reposição, controle e priorização englobando toda a cadeia produtiva em seus macro e micro processos.
É um campo rico para desenvolvimento e base para estratégias requintadas e famosas como, por exemplo, o Just In Time. Espero que com esse artigo a Ayra tenha demonstrado a importância desse grupo de ativos e como ele pode ser um diferencial na geração de valor para o seu negócio! Possuímos consultores especializados nessa área e será um prazer auxiliá-lo.
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