Você sente que sua empresa não tem definido cada passo a ser dado, como realizar e quem é o responsável? Se a resposta for sim, saiba que você pode estar perdendo tempo e dinheiro. Saiba que organizar seus processos através da montagem do fluxograma de uma empresa é uma ótima opção para quem está querendo reverter essa situação.
O que são processos?
Processos são atividades que estão interligadas e levam a uma atividade-fim. Ademais, cada uma dessas atividades demanda energia, tempo e recursos. Sendo assim, saber mapear cada uma delas é fundamental para realizar o processo, por isso ensinaremos a como montar o fluxograma de uma empresa em 7 passos.
1- Entenda o que é um fluxograma
O fluxograma de uma empresa é uma representação visual que desmembra a sequência de atividades dentro de um processo. Nesse contexto, seu diferencial está na fácil compreensão através da visualização. Para isso, são utilizados elementos que facilitem e simplifiquem o fluxo de informações, ou seja, como estão interligados.
A esse propósito, é possível elencar, por exemplo, quais são as atividades rotineiras dentro de uma empresa, quais são realizadas mais de uma vez e possíveis desperdícios.
2 – Conheça os símbolos e formas do fluxograma
Como dito anteriormente, uma grande vantagem do fluxograma é sua fácil visualização que se dá por conta de seus símbolos, específicos para cada ação. Entenda agora como funciona cada um:
Início ou fim
Essa forma é colocada indicando o início ou final de alguma atividade em seu processo.
Decisão
Quando uma atividade pode levar a mais de um caminho, está na hora de tomar uma decisão. Dessa forma, os processos seguintes serão retomando a essa dúvida, que normalmente trata-se de opções positivas ou negativas.
Processo
Sendo a forma mais utilizada dentro do fluxograma de uma empresa, o processo indicará qual a atividade a ser realizada.
Subprocesso
Normalmente essa forma é utilizada quando o fluxograma é extenso e necessita continuar em outra página, definindo ações que cabem a um conjunto, ou seja, são processos totalmente interligados entre si.
Documento
Indica que a etapa gerou algum documento, como quando um cliente aceita uma proposta e isso precisa ser registrado.
Dados
Essa forma serve para duas funções. A primeira é quando há a entrada de informações que sejam exteriores ao processo ou que estejam saindo. A segunda também cabe ao sentido de entrada e saída, porém, no lugar de informações, são a entrada ou saída de matérias.
Referência na página
Esse círculo tem como função indicar que algum processo está em outro lugar. Geralmente, é utilizado em fluxogramas grandes, quando as etapas são maiores do que o habitual ou é preciso utilizar mais de uma página.
Referência fora da página
Essa forma abrirá uma caixa de diálogo em seu fluxograma, sendo possível criar um conjunto de hiperlinks entre páginas ou processos.
Fluxo de linha
São as linhas que estão durante todo o fluxograma e nada mais é do que um conector, que indica qual a direção a ser seguida após determinado processo.
3 – Fluxograma Funcional
Existem tipos de fluxograma já elaborados, que facilitarão a montagem quando o objetivo está bem definido. Nesse viés, o Fluxograma Funcional é aquele que divide os processos entre áreas e departamentos. Sua utilização é comum em fluxogramas de empresas que realizam atividades diferentes, mas que ainda assim estejam interligadas. Dessa forma, além de realizar essa ligação, também é possível conectar as pessoas responsáveis e como os processos se interligam.
4 – Fluxograma de Processo Linear
Já este fluxograma, como o próprio nome diz, exibe uma sequência de trabalho e seus pontos de decisão, explicando o funcionamento de cada tarefa. Sendo então, essencial para identificar e evitar a duplicação do mesmo trabalho, o que ajuda na hora de poupar tempo.
5 – Como avaliar o fluxograma
Não basta fazer um fluxograma de uma empresa, é preciso identificar porque está sendo feito, seus pontos críticos e o que pode ser melhorado, já que sua montagem precisa de fato solucionar problemas. Sendo assim, uma ótima técnica é avaliar cada etapa de seu fluxograma, através de algumas perguntas, como o exemplo seguir:
Processo
Dentro dos processos, é preciso avaliar se a atividade é realmente necessária. Em caso positivo, qual o preço para executá-la, realmente vale pena? É possível encontrar alguma maneira que simplifique essa atividade, deixando-a mais objetiva e eficaz?
Decisão
Assim como no processo, essa decisão é necessária para a continuidade do fluxograma da empresa? Essa decisão é de fato uma atividade de verificação, que tende para mais de um caminho? Ela está bem definida ou tende a mais de uma interpretação, levando com que os responsáveis tomem ações diferentes? Isso jamais pode acontecer, por isso atente-se a essa questão.
Documento
Assim como as demais questões, é preciso avaliar se o registro desse documento é necessário. Em caso positivo, também se deve mapear a continuidade dessa ação, ou seja, como esse documento será arquivado e por quanto tempo. Deve ser analisado se essa informação é única ou está duplicada em algum momento do fluxograma, senão serão elaborados dois documentos.
6 – Como montar no Canva
Até então, foram citadas as estratégias de montagem do fluxograma, mas saber organizar visualmente também facilitará a execução. Nesse contexto, uma possibilidade é montar através da ferramenta Canva, de design gráfico online, que possui recursos para a criação do fluxograma de uma empresa. Essa é uma ótima opção, visto que é fácil e já possui templates personalizados.
7 – Outras ferramentas
Caso você não queira usar o Canva, existem outras ferramentas ou programas que podem ser utilizadas. Excel, o Word e a ferramenta HEFLO são alguma delas, que apresentam a funcionalidade necessária para realizar o fluxograma.
Precisa de ajuda para mapear seus processos e montar um fluxograma? Entre em contato com a gente, uma ajuda especializada ajudará você a colocar seu fluxograma em prática.
