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Fluxo de caixa: como manter a saúde financeira do seu negócio

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é um demonstrativo que visa apresentar para o empreendedor qual é a situação do caixa da empresa. Para o cálculo do fluxo de caixa, apenas duas informações serão relevantes: as contas a pagar e contas a receber.

Dessa forma, as contas a pagar são os custos pagos pela empresa, como o pagamento de honorários, impostos ou mesmo custos de execução de um serviço ou produção de um bem. Já as contas a receber consistem no valor proveniente das vendas dos serviços ou produtos oferecidos pela empresa.

Assim, o fluxo de caixa serve como uma ferramenta utilizada para acompanhar as movimentações financeiras da empresa. Ele é importante, também, para a tomada de decisões estratégicas em uma empresa. Isso porque ele é utilizado para o direcionamento dos recursos financeiros de forma a trazer mais valor para a empresa.

Como fazer o fluxo de caixa da sua empresa?

Primeiro Passo: Banco

Hoje em dia, abrir uma conta empresarial tem se tornado cada vez mais fácil. A popularização dos bancos virtuais, como o Banco Inter para pessoas jurídicas, e do Internet Banking são exemplos disso. No entanto, caso sua empresa ainda não disponha de um CNPJ, basta abrir outra conta de pessoa física. 

Abrir uma conta para sua empresa no banco permite que suas transações pessoais não se confundam com as transações de sua empresa. Este tipo de acontecimento inviabiliza a elaboração de um fluxo de caixa preciso e pode comprometer futuras análises sobre a saúde financeira da empresa.

Segundo passo: Local de registro

Antes de começar a fazer os lançamentos de receitas e despesas para o fluxo de caixa, deve-se escolher de início onde serão registrados os lançamentos das saídas e entradas da empresa. Este tipo de registro ainda é comumente feito em cadernos contábeis. Entretanto, com a facilitação de aplicativos de computador e celular, diversas ferramentas foram criadas para a administração do fluxo de caixa.

Dentre as diversas opções existentes, a Ayra Consultoria opta hoje pelo aplicativo QuickBooks, que é um aplicativo de controle financeiro online. Ele é muito útil para empreendedores que estão inciando no controle financeiro, por ser uma ferramenta simples, intuitiva e por gerar relatórios e projeções completos.

Terceiro passo: Categorização

Mapear as despesas e receitas da empresa e criar categorias para estas transações é de extrema relevância para se manter um registro contábil organizado e padronizado. Dessa forma, é possível gerar informações valiosas na elaboração de relatórios.

Ao mapear as receitas e despesas de sua empresa, é preciso levar em consideração a diferenciação entre despesas fixas e variáveis. As despesas fixas são aquelas que não possuem relação com o custo do produto. Isto é, são custos para que sua empresa mantenha as portas abertas, ou seja, seus custos administrativos. As despesas variáveis são aquelas relativas à produção. Elas são assim chamadas porque seu valor varia de acordo com o nível de produção de sua empresa.

Tendo organizado as entradas e saídas, é hora de categorizar. A criação de categorias consiste em destrinchar ainda mais os tipos de movimentações que sua empresa realiza frequentemente. Para isto, devem ser feitas as categorias pensando nas transações mais comuns e relevantes da empresa. Assim, o  pagamento de salários, por exemplo, geraria uma despesa variável de categoria “Honorários”.

Deve-se levar em conta, também, classificações que podem gerar futuras análises. Não há restrições para a criação de categorias. Assim, a melhor forma de se chegar ao modelo mais eficiente de organização contábil é por meio da prática e adequação à realidade da sua empresa.

Quarto passo: Rotina

Uma rotina de acompanhamento das movimentações financeiras e lançamento do fluxo de caixa deve ser mantida diariamente. Assim, fazer a gestão financeira constante evita possíveis desequilíbrios em seu fluxo de caixa. Além disso, fornece as informações em tempo real para que se possa tomar decisões estratégicas imediatamente.

Quinto passo: Revisão

Tendo elaborado um fluxo de caixa completo com todos os registro de saídas e entradas da empresa por 12 meses, é importante saber se os resultados do fluxo estão condizentes com os valores da conta bancária. Dessa forma, é essencial que, ao fechar o fluxo de caixa mensalmente, o responsável se utilize do extrato bancário para a confirmação dos registros. Essa prática também evita que movimentações ocorridas não tenham sido registradas. Assim, o acompanhamento das datas exatas dos pagamentos e recebimentos é muito importante.

Como manter a saúde financeira do negócio

Fluxo de Caixa

O primeiro fator que pode prejudicar a saúde financeira de sua empresa é a não realização do acompanhamento financeiro. Por isso, fazer a gestão financeira fornece uma fonte confiável para não perder de vista quanto sua empresa vai receber, quanto tem para pagar e como andam os seus lucros. Assim, com esse domínio fica mais fácil de pensar em estratégias cada vez melhores para a empresa.

Planejamentos Financeiros

A elaboração de um planejamento financeiro é crucial para a sobrevivência do negócio. Mesmo empresas com caixa positivo podem falhar se seus gestores não souberem onde aplicar seus recursos. Isso porque tudo tem um custo e o planejamento financeiro é uma alternativa para apontar o melhor caminho. O papel do planejamento financeiro é direcionar os recursos para onde são esperados retornos. Dessa maneira, o gestor se assegura de que toda despesa tenha uma contrapartida, zelando, assim, pela saúde do negócio.

Gestão de conhecimento

A criação de bases de dados e históricos da empresa possibilita que sejam previstas épocas de menor demanda e maior demanda. Assim, eles permitem o melhor direcionamento de recursos e esforços para a obtenção de resultados e a elaboração de planejamentos estratégicos a longo prazo. A gestão de conhecimento é muito relevante para saber de onde a empresa veio e com isso traçar o caminho para onde ela quer estar no futuro.

Indicadores

Os indicadores são responsáveis por indicarem dores, ou seja, o estado atual de uma empresa. Eles são medidas quantificáveis que determinam quão bem uma ação está sendo executada. A criação, coleta e análise de indicadores em nível operacional e mesmo estratégico pode mensurar a eficiência da empresa.

No que diz respeito aos produtos, a coleta de indicadores viabiliza a tomada de ações estratégicas, o acompanhamento da produtividade da empresa, as oscilações do mercado e mesmo identificação de melhorias e oportunidades. Ter uma visão ampla sobre o seu negócio é e sempre será a melhor forma zelar pela sua saúde e direcioná-lo para o sucesso.

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