Ayra Consultoria

Como montar uma metodologia de projeto emergencial em 10 dias

Inicialmente, para acompanhamento do projeto interno, recomenda-se a utilização de quadros de projetos no Trello pra “upar” documentos, definir prazos com notificação para os indivíduos e haver a possibilidade de se basear nos outros times que já compartilharam informação ali. Primeiro, deve-se marcar a data da reunião inicial, na qual se discute o escopo do projeto. A fim de que a metodologia seja a melhor possível, é muito importante todos estudarem previamente para se fundamentarem o suficiente para sugerir as etapas e ferramentas da metodologia. Nesta reunião, deve-se também dividir o projeto em partes e delegá-las. Já se marca uma próxima reunião pra cinco dias depois destinada à entrega.

Nesse meio tempo, é bom definir de uma vez os detalhes de vendas. Estas são informações bem objetivas e resumidas que os setores voltados para a atração e conversão de leads (em nossa empresa, Comercial e Marketing) precisam ter para formular estratégias de vendas personalizadas. Na Ayra Consultoria, as dividimos entre:

  • Premissas (Panorama atual do cliente para querer fechar o projeto).
  • Impacto/Resultado (Quais mudanças o projeto infligirá no negócio).
  • Descrição com palavras-chave (Resumo detalhado do projeto).
  •  Conceito de transformação (Uma única frase que sintetiza o valor do projeto, seguindo um viés financeiro e/ou temporal).

Recomenda-se reservar um dia (logo após a primeira reunião) para os integrantes preencherem individualmente as quatro questões e ao fim dele compararem as respostas em uma reunião e definirem as respostas finais para serem compartilhadas com os responsáveis pelas vendas.

Atente-se

Para escrever uma metodologia com qualidade, ainda que em pouco tempo, há de se ser conciso, direto e didático. Para isso, imagens tornam-se grandes aliadas. Ademais, escreva sempre com base no contexto do momento; a aplicação de certos recursos de  modo tradicional pode não se encaixar no escopo e, se mal explicados, não transmitir valor. Por exemplo: O Business Model Canvas é quase sempre voltado para a criação de empreendimentos, mas às vezes funciona bem para remodelagem deles. No cenário vigente, é de se esperar que a segunda opção faça mais sentido, então a explicação na metodologia precisa ensiná-la, e não a outra.

Como alocar?

Os consultores devem apresentar conhecimento prévio das ferramentas e métodos componentes do escopo do projeto para serem alocados, mesmo que os tenha que assimilar apressadamente. Pela natureza ágil dele, o tempo para aprender suas microetapas não pode ser congruente com o de execução. Por isso, fazem-se imprescindíveis capacitações e treinamentos orientados para a garantia de suas competências.

Produto Final

O produto final normalmente possui um tamanho entre dezoito e vinte e duas páginas, porém não há problema diferir um pouco. Conforme as pessoas terminarem suas contribuições à metodologia, devem subir os arquivos para seus cartões no Trello. Devem ser salvos em PDF para possibilitar a inserção de comentários posteriormente com o Adobe Reader Touch.

Entrega

No dia da entrega, acontece mais uma reunião na qual cada um apresenta a lógica por trás do que redigiu. Ao seu fim, deixa-se marcada uma data para aproximadamente três dias depois para que corrijam suas partes. Depois disso, a equipe inteira deve baixar todos fragmentos da metodologia e dar feedback rapidamente em todo o trabalho comentando no documento.

Quando acabarem suas correções, estabelecerão as versões finais de seus texto. Levem-nas ao Trello e uma pessoa encarregada unirá todas em timbrado, para facilitar a gestão do conhecimento no futuro. Enfim, a metodologia estará concluída e preparada para utilização.

Essas foram algumas dicas para te ajudar nesse momento de crise. Continue acompanhando as nossas redes sociais para aprender mais sobre como manter o seu empreendimento cada vez mais atualizado diante das inovações do mercado. Entre em contato com a gente, agende um diagnóstico gratuito e veja a melhor solução personalizada para o seu negócio.

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *