A mudança do local de trabalho para o home office pode ser caótica para algumas empresas, especialmente se essa transição tiver que ser feita de forma inesperada. Com a crise do COVID-19 e a quarentena sendo praticada, muitos funcionários, sejam eles parte de pequenos ou grandes negócios, tiveram de trocar o ambiente de trabalho/escritório pela sua própria casa em uma semana ou menos. Levar os pertences físicos de um local para outro é a parte fácil da mudança; o que vem a seguir são desafios diários, testando o foco e organização dos funcionários, além da logística da empresa para que ela continue funcionando mesmo à distância. Para agilizar a dinâmica do seu negócio e facilitar a adaptação à quarentena, reunimos 7 aplicativos úteis e suas respectivas funções:
1- Trello
Função: gerenciar tarefas.
A plataforma funciona segundo o modelo kanban, que divide com as tarefas em “para fazer”, “fazendo” e “feito”. Através dessa plataforma, um chefe pode coordenar sua equipe e visualizar um melhor panorama dos projetos em andamento.
Há ainda quadros para cada equipe, listas para cada projeto e cartões para cada atividade. Além disso, as atividades podem ter checklists, arquivos anexados e prazos de entrega. Um app bem completo, não é?
2- Microsoft To Do
Função: gerenciar tarefas.
Bem mais simples do que o Trello, o To Do é recomendado para os trabalhadores que não possuem uma equipe ou são quase autônomos em suas funções. Essa plataforma é mais prática do que a anterior, pois serve em resumo para criar check-lists. Assim, o usuário pode decidir o que fazer no dia ou na semana, por exemplo, e ir controlando as atividades pelo aplicativo. Praticidade total!
3- Google Meet
Função: fazer reuniões.
Sendo o único requisito possuir uma conta Google, algo que praticamente todos que navegam na internet têm, o Meet é a plataforma de videoconferência mais prática dentre as existentes. Para fazer uma reunião, basta criar uma sala de conferência e mandar o link para os participantes, que fazem login com suas contas gmail.
O Google Meet, assim como o Hangouts, também da Google, permite que qualquer usuário compartilhe sua tela e faça uma apresentação. O trunfo do aplicativo é o poder de seus servidores: o Meet tem capacidade de até 100 pessoas ao mesmo tempo por sala, enquanto no Hangouts era no máximo 10. Diferença bem expressiva, sem dúvidas!
4- Google Agenda
Função: organizar a rotina.
O Google Agenda permite ao usuário controlar suas atividades diárias, como reuniões e eventos, além de adicionar lembretes e notificações para evitar o esquecimento de datas/compromissos importantes. Ademais, a plataforma oferece um diferencial dos outros aplicativos!
Uma das partes negativas de se trabalhar em casa é a possibilidade de perder o foco e a noção de tempo. Há funcionários que trabalham mais ou até menos do que deveriam, pois o famoso momento de “bater o ponto” não está mais presente para decretar o início ou o fim do expediente.
Levando isso em conta, o funcionário pode definir seus horários de expediente, de almoço e de descanso na plataforma. Gerindo melhor seu tempo e evitando desgastes adicionais, o funcionário estará cuidando de sua saúde mental e, automaticamente, otimizando sua produtividade. Dica de ouro!
5 – ClickSign
Função: assinar documentos.
Apesar dos funcionários estarem em casa, as operações internas continuam. Pagamentos e cobranças devem ser feitas mesmo à distância, mas como gerar recibos e coletar assinaturas se não presencialmente? Para resolver essa questão, há o clicksign, uma startup especializada em coletas de assinaturas online.
Embora eles cobrem mensalidade para serviços de maior volume de documentos, há um plano gratuito que permite cinco documentos digitais por mês, que podem ser assinados por um número ilimitado de pessoas da sua empresa. Uma excelente solução a curto prazo.
6 – Telegram
Função: comunicação entre funcionários.
Quando se trabalha de home office, a comunicação com sua equipe é 100% online. Naturalmente, as pessoas acabam utilizando para isso o Whatsapp, que é de fato o maior e mais conhecido aplicativo de conversas atualmente. O problema é que, por essa mesma razão, no aplicativo também estarão grupos de amigos, grupos de família e outras conversas que vão acabar, cedo ou tarde, desviando seu foco do trabalho.
Por isso, uma dica valiosa para manter sua produtividade é achar uma plataforma alternativa para se comunicar com seus funcionários. Parecido com o Whatsapp, há a opção do Telegram, que é uma plataforma com funções úteis e simples, como o poder de reproduzir um áudio na velocidade 2X e o TelegramWeb. Além disso, há algumas características que favorecem a experiência do usuário, como por exemplo a mídia ser salva na nuvem, podendo ser acessada a qualquer momento pelos usuários e deixando de ocupar espaço no dispositivo. Simples, funcional, prático e mais seguro.
7- Slack
Função: comunicação entre funcionários.
Caso sua empresa faça o uso de diversos aplicativos, como o Trello e o Google Agenda, e você topa sair um pouco da zona de conforto em prol de mais praticidade, o Slack é a melhor opção. Diferente do Telegram, o Slack não possui a mesma interface do whatsapp, mas possui mais funções. O maior trunfo da plataforma é permitir que o administrador de cada grupo insira neles bots (robôs) ligados a aplicativos externos.
Por exemplo, se há um bot do Google Agenda no grupo, ele irá notificar eventos que estão se aproximando. Outro exemplo é um bot do Trello, onde um membro do grupo pode pedir informações sobre alguma tarefa específica para ele e receber na hora a resposta, como o prazo de entrega de uma atividade. Um excelente aplicativo para tornar a experiência do home office o mais planejada e organizada possível.
O home office deve ser uma alternativa que tenha algo a somar ao seu negócio, e não prejudicá-lo. Com esses aplicativos, você poderá agilizar a dinâmica da empresa e manter um desempenho de alto nível, mesmo longe do local habitual de trabalho.
Conclusão…
Esses foram alguns aplicativos para ajudar você a enfrentar os impactos da pandemia da Covid-19. Continue acompanhando as nossas redes sociais para aprender mais sobre como manter o seu empreendimento cada vez mais atualizado diante das inovações do mercado. Entre em contato com a gente, agende um diagnóstico gratuito e veja a melhor solução personalizada para o seu negócio.
