Por que usar planilhas em seu negócio?
Hoje em dia, é impossível administrar um negócio, independentemente de seu porte, sem a utilização de planilhas. Tanto no aspecto organizacional, quanto no quadro gerencial, o uso de planilhas auxilia o desenvolvimento das operações da empresa e, portanto, fomenta a própria reafirmação da firma no mercado, tendo em vista a vantagem competitiva derivada da otimização de processos. Assim, reconhecendo a significância desse meio, nós, da Ayra Consultoria, separamos por que usar planilhas em seu negócio a fim de de melhorar sua performance.
Apesar de haver outras opções para editor de planilhas, entendemos o Excel (Microsoft) como a melhor ferramenta, vendo sua eficiência e consolidação no mercado. No entanto, as dicas a seguir não se limitam a essa plataforma, já que se replicam nas demais com poucas mudanças semânticas.
Funcionalidades
Fácil manipulação/controle de dados
Dentre todos os meios de manipulação e visualização de dados, o Excel é a forma mais equilibrada, entre simplicidade, segurança e eficiência. Seus documentos tem proteção da maior empresa de tecnologia dos EUA e não é necessário saber nenhuma linguagem de programação para utilizá-la.
Mesmo havendo bancos de dados especializados no manejo de largas densidades de informações, como MySQL (Oracle), o Excel é excepcional para controle em menor escala. Seu uso não limita-se por um conhecimento específico, nem tampouco requer conexões externas ou integrações adicionais, que frequentemente acarretam custos extras.
A partir do Excel é possível, a elaboração de uma tabela com todos os jogadores do brasileirão, incluindo seus respectivos pesos e gols marcados. Daí, é possível contabilizar a quantidade de gols realizados por time ou mesmo avaliar uma relação entre peso e gols marcados, através de fórmulas predeterminadas.
Um conjunto de fórmulas que otimizam o cálculo estatístico e financeiro
Uma facilidade bastante apreciada quando se trata do uso de planilhas é a gama extraordinária de fórmulas preestabelecidas, sobretudo em áreas específicas, como a financeira e a estatística. Aqueles que já têm um conhecimento profissional acerca da aplicabilidade das planilhas reconhecem que há incontáveis facilidades derivadas de seu uso. Como no Excel há a fórmula SOLVER, que permite uma análise estatística fenomenal de um conjunto específico de dados, e no Google Sheets há a integração, por meio de funções, com o Google finance, possibilitando a captação dos valores das empresas listadas na Bolsa, com delay mínimo.
Possibilidade de integração com outras plataformas (ex: banco de dados, ERP’s, entre outros)
Outra genuína regalia obtida pelo uso de planilhas, sobretudo das gerenciadas pelo Excel, é a facilidade de integração com outras plataformas. O formato .xls é facilmente (e gratuitamente) convertido em .json, o que permite a exportação de tabelas, tanto para softwares gerenciais, quanto para banco de dados, dando uma maior liberdade de ação aos usuários. Como exemplificado anteriormente, as planilhas do Google podem se conectar com outros serviços ofertados pela empresa através de simples funções. Utiliza-se o Excel também como fonte de dados para relatórios gerados pelo Power BI (também da Microsoft).
Assim, não é difícil perceber que as empresas cujos processos se regem por planilhas quase nunca estão limitadas pelo uso delas; pelo contrário, geralmente é pelo uso desse meio que mais portas são abertas.
Possibilidade de integrar gráficos, facilitando a observação dos dados e, logo, a tomada de decisão
Atualmente no mercado, tempo é dinheiro, e, logo, uma das formas de se gerar capital é otimizando o tempo desperdiçado. Assim, dado que a interface gráfica dos valores de uma tabela é uma forma, indubitavelmente melhor, de se avaliar um conjunto de informações (em relação a tabela em si), é possível concluir que gráficos facilitam a visualização da realidade do negócio e, portanto, reduzindo o custo de tempo na tomada de decisão.
Dessa forma, a facilidade de implementação gráfica de um conjunto de dados dentro da planilha se torna uma vantagem gerencial relevante. O Excel dispõe de variados gráficos, que vão desde o gráfico de colunas até o de pontos, adaptando-se a praticamente todas as situações. Ademais, é possível não só pôr um gráfico dinâmico, que muda conforme sua tabela fonte, como também configurar um gráfico com três variáveis.
Possibilidade de personalização através de macros e VBA
Caso nenhuma das funcionalidades acima tenha destacado o caráter vital da implementação de planilhas no dia a dia do negócio, seja por complexidade, ou abstração demasiada, ainda é viável acrescer funções programadas a ela, através do uso de macros ou do VBA. No caso das macros, é comum a implementação de rotinas que são ativadas por um determinado evento, geralmente a partir do click em um botão, como por exemplo numa planilha para cadastro que irá, após o click, colher as informações descritas e as pôr em sua determinada tabela, a atualizando conforme necessário. Já no VBA, há a introdução à programação, tendendo a torná-lo aparentemente mais complexo, mas cuja implementação é simples e representa um passo à frente da concorrência, dado a vantagem obtida pela customização da planilha, que otimiza processos específicos.
Ademais, se esse texto acesse nossas planilhas disponibilizadas de maneira gratuita para seu negócio. Elas podem te ajudar a manter a saúde financeira da sua empresa mais estável e caso precise de mais ajuda, entre em contato conosco e marque um diagnótico gratuito!
