O presente artigo tem como objetivo lhe auxiliar a controlar seus gastos através de uma visão mais estratégica da empresa e do entendimento de como cada atividade é essencial para a boa saúde financeira. Será apresentado o plano mestre orçamentário, bem como suas etapas e a relação de cada uma com as receitas e os gastos. Esse plano deverá se adequar à realidade da sua empresa.
O que é planejamento orçamentário?
Comumente, cada área estratégica da empresa traça projeções para o ano vindouro: projeção de vendas, produção e estoque e compra de matéria-prima, capacidade produtiva, despesas operacionais e administrativas, etc. Com cada projeção dessas se calcula um resultado esperado e se chama isso de orçamento. Tal prática é importante, mas não deveria parar por aí. Falta um planejamento estratégico unindo cada projeção de forma inteligente a fim de se alcançar os objetivos empresariais de forma eficiente. Isso é uma visão mais ampla da empresa. O orçamento em si é apenas uma parte do planejamento estratégico empresarial.
As áreas da empresa devem funcionar de forma sinérgica, alinhadas a um objetivo maior. Quando isso acontece, obtêm-se vantagens como atividades integradas e coordenadas apropriadamente, antecipação de tomadas de decisão importantes e comprometimento com as metas e os objetivos. Ademais, se têm alinhamento e transparência entre áreas, pois todos saberão o que ocorrerá em cada departamento. Também há definição de responsáveis e criação e monitoramento de indicadores de desempenho. Por isso, devemos lembrar que o planejamento não é posto em prática sozinho: todas as partes deverão estar comprometidas. Ele não é inflexível, pois novas circunstâncias podem exigir uma revisão no planejamento. E, por último, ele não é factível. Iso porque ele se baseia em projeções e estimativas.
O planejamento orçamentário faz parte do financeiro. Por isso, o seu entregável de maior valor é o plano mestre de orçamento. Ele é uma sequência lógica de orçamentos em que cada um alimentará o outro tendo, como fim, o resultado esperado. Dessa forma, o plano se divide em dois tipos: operacionais e financeiros.
O plano mestre de orçamento pode ser visualizado abaixo:
Como Elaborar o Plano Mestre
Definir um Plano de Vendas
Primeiramente, um bom plano de vendas deverá estar alinhado aos objetivos estratégicos da empresa. Nesse sentido, ele precisa conter a quantidade vendida de cada produto ou serviço. Assim como os preços praticados, os descontos e as comissões. A demanda poderá ser projetada através de diversos meios: análise de dados históricos da empresa, pesquisa de mercado, dados do mercado, etc. Confira nesses artigos como aumentar suas vendas , fidelizar clientes e impulsionar seu negócio através de Marketing e Vendas.
Definir um Plano de Produção
Um bom plano de produção tem relação com o de vendas, pois não faz sentido produzir além da capacidade de armazenamento e vendas uma vez que isso aumenta os custos internos. Também não vale a pena fazer menos, pois acarretaria no risco de não atender ao cliente ou ter que aumentar os custos para suprir a urgência da demanda. Fatores como sazonalidade do negócio, prazos de produção, perecibilidade do produto e custos com estocagem também entram em consideração.
Definir um Plano de Capacidade Produtiva
Para se produzir, se faz necessário o uso de mão-de-obra e insumos em estoque e em imobilizado. O total de pessoas existentes na linha de produção é o suficiente para atender ao plano? A Ayra também dispõe de projetos na área de processos especializados em resolver esse tipo de problema.
Planejar Investimentos
Então, as decisões de investimentos são realizadas baseadas nas necessidades da empresa, seja para melhorias de processos ou para atender a outros objetivos estratégicos.
Planejar Matéria-Prima
Nesse estágio se calculará o montante de insumos necessários para produção, caso isso se adeque à realidade da sua empresa. A partir disso e da política de estoque adotada, o consumo total é mensurado. Então, fatores como preço, fornecedores, prazos de pagamento e projeção de impostos são levantados.
Planejar mão-de-obra e recursos humanos
Nessa etapa será calculado o número de empregados necessários. Assim como seus gastos levando em conta o dia da contratação e treinamentos. Nesse sentido, deve-se levar em conta a legislação brasileira quanto a horas trabalhadas e a demais fatores empregatícios. Como, por exemplo: férias, décimo terceiro e bonificações.
Planejar gastos operacionais
Nesse momento serão projetados todos os gastos necessários para a manutenção e a evolução da empresa, como gastos com esforços para venda e luz elétrica. Ou seja, todos os gastos de todos os departamentos não levantados nas fases anteriores. Nessa parte, gastos com impostos também são levantados.
Adequar o Plano Mestre a Cenários
Como o plano mestre depende muito de projeções, é importante traça-lo levando em conta os cenários otimista, pessimista e realista. Assim, a empresa poderá se adequar de forma ágil a cada um, mitigando riscos.
Organizando Seus Gastos
A partir do Plano Mestre, os gastos são organizados. Os demonstrativos contábeis de resultado e fluxo de caixa são os mais indicados para tal empreendimento.
Segue abaixo como as etapas do Plano Mestre se relacionam com os custos, as despesas e as receitas:
É importante ter essa clareza, pois os custos e as despesas são responsáveis por diminuírem o valor. Enquanto isso, o lucro e as receitas por aumentar. Logo, o gestor saberá em quais processos ele agirá para influenciar seu resultado. Nessa publicação, damos dicas sobre como controlar seu fluxo de caixa.
Fatores cruciais para planejamento e controle de gastos
Como podemos ver, as atividades operacionais estão intrinsicamente ligadas à gestão de gastos. Portanto, ferramentas de planejamento e de controle serão essenciais para que tais atividades sejam eficientes.
O operacional da empresa se sustenta em logística e produção. Nesse sentido, no caso da produção, os fatores importantes são a qualidade do produto ou do serviço e a produtividade. A qualidade é a adequação às necessidades e às exigências do consumidor. Aliado a isso, a produtividade é a eficiência da produção.
Por outro lado, se tratando de logística, os fatores importantes são: o planejamento operacional de vendas, a movimentação de materiais e o estoque. Aquele foca em coordenar as informações e os materiais, otimizando a entrega e a produção de forma racional. Esse tem como foco uma cadeia de valor melhorada que proporcione um nível ótimo de estoque e gastos.
Por fim, sobre os resultados, é importante priorizar os custos, as vendas e o desempenho. No primeiro e no segundo, observam-se fatores como precificação, compra, fabricação, rentabilidade, margem de lucro e mix de produtos ou serviços. Além disso, custos da cadeia de valor, produção, logística e capital são importantes. O volume de vendas, a região e o mercado também são. Para o último, sugere-se a implantação de sistemas de mensuração com indicadores-chaves (KPIs) alinhados aos objetivos estratégicos.
Conclusão
Como podemos observar, todas as atividades da empresa geram um gasto, bem como um retorno. O plano mestre de orçamento permite uma visão integrada da empresa. Ademais, ele chama atenção para a importância da melhoria de processos internos alinhada aos objetivos estratégicos.
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