Antes de entendermos como podemos automatizar processos, é preciso saber quando necessitamos fazer isso. Muitas empresas contratam sistemas caros e pagam mensalidades que não cabem em suas realidades financeiras por acharem que estão trazendo inovação e melhorando o negócio. É comum pensar que a empresa está evoluindo quando implementamos algo caro e novo. Entretanto, sabemos que lucro e produtividade são mais importantes que status em qualquer cenário para uma empresa.
Sabendo disso, indica-se a automatização de processos para empresas que possuem um imenso fluxo de dados e informações. Tal característica impossibilita apenas a ação humana para seu controle. Além disso, automatização de processos é essencial para empresas que desejam aumentar a produção, diminuir tempo e custo de execução e proporcionar um melhor ambiente de trabalho para os funcionários. Nesse texto você vai aprender onde podemos automatizar os processos além de ter acesso a 4 formas de automatização de processos que podem ser feitas na maioria das empresas, independente do seu tamanho e faturamento.
Onde devemos automatizar processos?
Antes de qualquer procedimento que caminhe em direção ao uso da tecnologia ao invés da atividade manual, é necessário mapear os processos da empresa através de fluxogramas e ferramentas que alimentem a cadeia de processos, como a DEIP (Diagrama de Escopo e Interface de Processos) ou SIPOC (Supply, Input, Process, Output. Dessa maneira, saberemos a quantidade de informações que determinado processo capta ou produz, além de dados como custo para realização e tempo de duração. Essas bases mostrarão quais são as atividades que mais sobrecarregam funcionários além de demonstrar o grau de importância que ela possui, necessitando da menor quantidade de erros possível. Portanto, com todas referências acima somados ao olhar crítico sobre a qualidade dos processos, fica mais fácil entender quais áreas podemos automatizar processos.
Excel e a automação básica
O uso do Excel não necessariamente reflete em uma automação de processos, podendo inclusive atrasar alguns processos quando os funcionários não possuem conhecimento técnico específico para a realização de alguma atividade.
Somas, médias e outras funções tendem a agilizar os processos quando comparadas ao trabalho manual, seja no papel ou com uso de calculadora. Contudo, o maior problema ao usar planilhas é o trabalho manual que precisamos fazer para abastecê-las, comunicá-las com dados de outras planilhas e outras diversas atividades que tomam nosso tempo. Para que isso não aconteça necessitamos usar uma das principais ferramentas do Excel: Macro.
A Macro é literalmente uma gravação de uma atividade, que normalmente possui grande frequência, feita por nós. Quer um exemplo?
Imagine que você precisa colocar todas compras que um restaurante faz por dia, que são por volta de 700, em uma tabela que possuí 4 informações: código, subcódigo, quantidade e custo. Dessa maneira, precisaríamos preencher 2800 células por dia. Além disso, precisamos comparar a quantidade de produtos comprados com outra planilha que possuí as informações do uso desses produtos nos pratos. Por fim, precisamos calcular o quanto gastamos por dia e qual foi o saldo final das vendas.
Agora imagine que essas 700 compras aumentem 7000, e depois para 70000 quando o negócio crescer. Para isso, criamos uma macro através de gravações ou mexendo na programação por trás do Excel (VBA) para facilitar nossas vidas. Com elas, poderíamos automatizar o preenchimento da tabela com apenas um botão além de pegar informações de outra planilha com poucas linhas de VBA. Por fim, poderíamos usar funções para calcular o dinheiro gasto por dia junto com o lucro.
Consequentemente, o melhor caminho para automatizar os processos utilizando o Excel é com o auxílio da Macro. Para torná-las ainda mais eficientes e menos pesadas, precisamos saber sobre o VBA.
Sistema ERP: Processos Automatizados e Dados Lapidados
Quando o Excel começa a ficar limitado e o número de informações vai crescendo junto com a empresa, é necessário buscar ferramentas que solucionem as novas e maiores demandas que vão surgindo, evitando que os processos fiquem lentos e com possíveis erros de execução. Dessa forma, o sistema ERP passa a ser a solução mais indicada.
O que é?
Os ERP’s (Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa) são sistemas que integram diversos tipos de recursos e dados que uma empresa possuí, como quantidade de vendas, intensidade de compras por período, fluxo de caixa, dados de funcionários e por aí vai. Além disso, esses sistemas possuem um papel importante na automação de processos uma vez que eles cruzam diversos dados e proporcionam informações que necessitariam de trabalho manual.
Um exemplo para essa situação é quando temos informações sobre quantidade de vendas em uma planilha no Excel, histórico de vendas por localidade em um documento TXT e perfil econômico dos consumidores em um formulário feito no Word. Caso não fosse o ERP, necessitaríamos de dias para pegar todas essas informações e fazer um estudo que demonstre onde devemos intensificar as propagandas. Com o ERP, basta apenas fazer o upload dessas bases de dados que o sistema realiza todo o trabalho sozinho.
No mesmo sentido, o ERP pode facilitar a comunicação entre os departamentos da empresa, além da relação com terceirizados e fornecedores. Isso ocorre pois todos da empresa tem acesso às informações e indicadores estratégicos, além de saberem o que outros estão realizando e precisando. O processo de comunicação não é necessariamente automatizado, mas sim facilitado para que ocorra de maneira mais fluida e rápida.
Portanto, pode-se inferir que os sistemas ERP’s são muito importantes pois além de acelerarem trabalhos manuais como preenchimento de planilhas financeiras e de estoque, também facilitam os processos que envolvem tomadas de decisão tática e operacional, como pedir mais insumo de um fornecedor, e estratégicas, como cortas custos ou investir em um novo canal de relacionamento com os clientes.
Destaca-se que um sistema ERP pode ser comprado, fazendo com que a empresa modele os processos de acordo com sua especificidade, como também feito sob medida, de acordo com o tamanho da empresa, quantidade de funcionários, cultura e processos.
Comunicação com Cliente: MailChimp
Nos dias atuais, passamos por um momento em que o foco está na satisfação do cliente. Buscamos o melhor atendimento, a melhor comunicação junto com informações úteis. Mas como fazemos para atingir milhares de clientes de maneira clara e efetiva?
Não conseguimos escrever uma mensagem de cada vez, demoraria demais. Para isso, muitas pessoas já utilizam listas de transmissão, principalmente no WhatsApp, para se comunicar com a grande gama de clientes.
Contudo, indicamos a utilização de plataformas que possam unir informações sobre seu marketing e vendas, além de fornecer dados específicos dessas áreas e funções que automatizem os processos. A referência nessa área possuí nome: MailChimp.
A plataforma consegue automatizar o envio das mensagens para as pessoas corretas, tanto clientes quanto potenciais consumidores que não conhecem sua marca. Logo, diminuindo o tempo que gastamos para alcançar novas pessoas. Fora isso, a plataforma programa as mensagens e as envia de maneira automática no momento sugerido por ela ou definido pela empresa. No mesmo sentido, ao invés de precisarmos captar informações sobre como seu cliente reage quando entra em contato com sua mensagem através de pesquisas, a plataforma fornece essas informações em um dashboard.
Resumindo: o MailChimp é uma ótima solução para automatizar algumas atividades na área de marketing e vendas. Além disso, fornecer informações mastigadas sobre seu público-alvo e sobre o Funil de Vendas da sua empresa.
Gestão de Informações
Até agora falamos sobre três ferramentas que envolvem tecnologias no momento de automatizar processos.
Muitas empresas possuem processos repetidos, onde diversas pessoas realizam a mesma atividade quase que diariamente. Atividades que deveriam ser realizadas em poucos minutos demoram horas ou dias, demandando a atenção de um número maior de pessoas. Desse modo, desperdiçando mão de obra e diminuindo a produtividade.
Por outro lado, sabemos que muitas das coisas que produzimos não são novas, mas sim adaptadas de algo que já existe. Um exemplo:
Uma pessoa que trabalha na área financeira e vende planilhas do Excel para controlar as saídas e entradas da empresa, junto com um plano de contas. Ela demora 6 horas para fazer uma planilha do zero e atualmente 10 pessoas vieram procurá-la, dessa forma ela gastará 60 horas fazendo esse trabalho. Agora imagine se essa pessoa adaptasse a primeira planilha que ela fez para os outros clientes, tirando e adicionando funcionalidades de acordo com as preferências. Certamente ele não demoraria 6 horas, talvez metade disso, fazendo com que ele pudesse alcançar o dobro de clientes no mesmo tempo de trabalho.
A quantidade de atividades que podemos automatizar quando criamos um modelo-exemplo pode diminuir bruscamente a quantidade de horas que precisamos para produzir algo, seja um produto, um serviço ou um conteúdo qualquer. Dessa forma, indicamos o uso do DropBox ou Google Drive para o armazenamento de documentos, dados e informações que estão presentes em processos recorrentes.
Essas foram algumas dicas para ajudar você a diminuir o tempo e custo dos seus processos. Com a efetivação dessas dicas é capaz de obter um lucro maior através da automatização de processos. Continue acompanhando as nossas redes sociais para aprender mais sobre como mapear e modelar os processos, utilizar um fluxograma, criar um ERP e muito mais! Entre em contato com a gente, agende um diagnóstico gratuito e veja a melhor solução personalizada para o seu negócio.
